6 secrets pour organiser un événement d’entreprise parfait

Organiser un événement d’entreprise est un défi majeur et d’autant plus si c’est la première fois que votre entreprise entreprend une telle activité. Que votre événement professionnel soit grand ou petit, la clé du succès passe par les détails que vous aurez pris en compte pour que les participants vivent une expérience inoubliable. Pour organiser un événement d’entreprise et que celui-ci soit un succès, vous devez prendre en compte des 6 points que nous vous expliquons ci-dessous.

Définir l’objectif de l’événement

Il est très important de déterminer le but de votre événement avant de commencer à le planifier. L’événement peut avoir pour objectif :

• définir les campagnes à mener à l’avenir ;
• motiver le personnel ;
• lancer un nouveau produit ou service ;
• fêter la réalisation des objectifs ;
• fêter l’anniversaire de l’entreprise ou d’un collaborateur ;
• organiser des activités de Team Building ;
• etc.

Organiser l’événement

Il est important que vous définissiez le jour de l’événement, l’heure, le thème, les équipements audiovisuels qui seront nécessaires, la restauration qui sera distribuée. Vous devez prendre plusieurs décisions à l’avance comme le fait de savoir si vous allez faire appel à un service de livraison de traiteur à Lyon (ou dans votre ville). En outre, il est essentiel de déterminer s’il y aura un responsable externe du projet ou si ce sont les membres du personnel de votre entreprise qui mèneront l’activité. L’organisation doit être impeccable lorsque vous planifiez votre événement d’entreprise. C’est le secret de sa réussite !

Savoir combien de personnes participeront à l’événement

Connaître le nombre de personnes qui assisteront à l’événement n’est pas suffisant. Il s’agit aussi de connaître en profondeur la cible à laquelle l’événement est destiné, afin de répondre aux exigences de tous les participants. Il en résulte une expérience plus agréable pour tous.

Établir un budget

C’est l’une des parties les plus délicates lors de l’organisation d’un événement d’entreprise. Etablir un budget vous aidera à avoir une idée plus précise de ce que vous pouvez dépenser pour votre événement, avec cela, vous pourrez savoir quelle sera l’ampleur de l’activité. Lors de l’établissement du budget, il est important de tenir compte de ces trois points :

• budget : montant total des fonds affectés à la réalisation de l’événement ;
• coûts fixes : somme d’argent nécessaire pour mener à bien l’activité, quel que soit le nombre d’invités ;
• imprévus : on peut toujours être confronté à une situation inattendue qui nécessitera de dépenser  de l’argent à la dernière minute. Il est donc essentiel d’avoir un peu d’argent en réserve pour ces situations.

Trouver le bon lieu

Pour trouver un endroit parfait pour le déroulement de l’événement, il est important de :

• connaître les horaires d’ouverture du lieu ;
• savoir s’il y a des espaces verts dans le cas où l’événement nécessite ces emplacements pour une dynamique extérieure
• savoir si le lieu est facile d’accès et s’il y a des places pour stationner les voitures.

Créer un calendrier des tâches à accomplir

Si certains détails de l’événement ne peuvent pas être couverts pour des raisons de temps et devront être réglés à la dernière minute, il est important de faire une liste de tout ce qui reste en suspens. Ainsi, vous pourrez déléguer certaines tâches à vos collaborateurs et vous pourrez utiliser votre liste pour contrôler que tout a bien été fait. Rappelez-vous que votre événement doit répondre à un objectif et que tous les participants doivent profiter d’une expérience unique. N’oubliez pas que vous pouvez compter sur l’aide de professionnels lors de l’organisation de vos événements d’entreprise.