La gestion de la paie : quelles leçons tirer des crises passées ?

La crise sanitaire qui a touché la planète ces dernières années, a poussé les gouvernements du monde entier à revoir leur politique aussi bien intérieur qu’extérieur. Prendre des mesures à la fois pour endiguer la propagation du virus, mais également la mise en place de confinements, les mesures économiques exceptionnelles, la mise en place d’activité partielle ou encore de télétravail total, cette période a totalement chamboulé les populations de centaines de pays. Si les populations ont été fortement impactées dans leur vie quotidienne, cela a été un enjeu sans précédent pour les entreprises qui ont dû s’adapter extrêmement rapidement pour ne pas “trop” perdre en chiffres d’affaires tout en étant en mesure de continuer à payer leurs employés. Plus de 75 % des entreprises affirment avoir été incapables de gérer leur paie avec une efficacité totale pendant la crise, et seulement 39 % ont déclaré que garantir l’exactitude des salaires versés a été un défi majeur durant la pandémie. Alors que la crise pandémique semble être derrière nous, et que les tensions entre la Russie et l’Ukraine s’apaisent, quels sont aujourd’hui les enjeux et les contraintes liés à la paie ?

Contexte de la gestion de la paie

La gestion de la paie se trouve au cœur de la gestion administrative du personnel. Il s’agit de rémunérer correctement un employé pour un travail effectué. La paie est un sujet délicat, car en plus d’être un levier pour optimiser les rendements de la société, cela peut être un véritable avantage dans le processus de recrutement d’un candidat. C’est également un élément motivant pour les employés, qui permet de maintenir une bonne qualité de vie au travail et un bon climat social, mais qui permet aussi de les récompenser grâce à des primes sur objectifs, les augmentations de salaires, ou tout simplement avec les primes d’intéressement et de participation.

Quels sont les nouveaux enjeux  ?

La gestion de la paie évolue constamment, parallèlement à la réglementation et au cadre conventionnel. Ces évolutions permanentes obligent les entreprises à assurer une veille sur le secteur, pour garantir la “conformité-paie”.  La pandémie a bouleversé le secteur, et a considérablement accéléré la digitalisation des outils pour faire face efficacement aux contraintes du télétravail. Les entreprises ont ainsi dû investir dans des équipements de travail à distance (ordinateurs portables, VPN), mais également dans de nouvelles licences pour logiciel de visioconférence, ou logiciel fiche de paie par exemple. Garantir la conformité légale des bulletins de salaire dès mars 2020 a été un défi de taille pour nombres d’organisations, qu’elle soit petite ou grande, et une majorité d’entre elles ont reconnus n’avoir pas pu assurer le fonctionnement en 100% dématérialisé.

La gestion de paie : une discipline contraignante

Recevoir sa paie en fin/début de mois semble naturel, que l’on se pose rarement la question de comment cela peut être gérer. La période de “facturation”, ou l’ensemble des bulletins de salaire et des déclarations sociales sont saisies, est relativement courte, et peut engendrer du stress, et par conséquent des erreurs. L’exigence de qualité pour ce type de travail est très élevée compte tenu des conséquences que peut avoir une erreur pour le salarié et/ou le client. C’est d’autant plus complexe en temps de crise, de gérer cette facturation avec les évolutions régulières sur le secteur. Une erreur commise lors de l’établissement de la paie pourrait entraîner une perte de temps et un risque d’erreur supplémentaire en cas de correction rétroactive, des sanctions en cas de contrôle URSSAF, ou encore des contentieux prud’homaux en cas de conflit avec un salarié.

Quelles solutions à envisager ?

Pour éviter les erreurs dans la gestion de paie, mais également le stress inhérent à la fonction, 75 %  des entreprises de l’étude se disent prêtes à envisager l’externalisation de tout ou partie de leur paie.

Une autre solution réside dans l’acquisition de logiciels fiche de paie permettant de faciliter cette activité charnière pour l’entreprise.