Mise sous pli externalisée : quels en sont les avantages ?

Comme son nom l’indique, l’opération de mise sous pli consiste à insérer des documents (des bulletins de paie des employés, des brochures…) dans des enveloppes dans le but de les distribuer. Certes, de ce point de vue, cette tâche semble être un vrai jeu d’enfant. Mais sa difficulté réside surtout dans le fait que durant l’opération, plus d’une centaine voire des milliers de lettres doivent être mises sous enveloppe. Entre le pliage, le façonnage, l’adressage ainsi que l’affranchissement, cette tâche peut alors vite devenir un véritable calvaire.

Il s’avère que la mise sous pli est une tâche qui peut paraître d’une piètre importance, pourtant elle contribue grandement au bon fonctionnement d’une entreprise. Vous ne devriez donc surtout pas la négliger. Il est notamment conseillé de la confier à un prestataire spécialisé dans ce domaine.

Les raisons d’externaliser l’opération de mise sous pli

Une opération de mise sous pli demande beaucoup de temps et nécessite la mobilisation d’un bon nombre de personnes. Ce qui implique pas mal de contraintes si elle est effectuée en interne. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises optent pour son externalisation. Voici les principaux avantages de confier cette tâche à un prestataire :

Gain de temps

Au sein d’une entreprise, ce sont souvent des employés qui ont déjà d’autres obligations qui sont chargés de s’occuper en parallèle de la mise sous pli des courriers. Ils perdent alors le temps précieux qu’ils devraient normalement consacrer à leurs principales missions. Par conséquent, leurs productivités en pâtissent, ce qui engendrera des répercussions sur votre business.

Confier cette opération à un prestataire est ainsi la meilleure solution qui s’offre à vous. Une entreprise spécialisée en mise sous pli mettra à votre disposition des personnes dont le métier consiste réellement à mettre sous enveloppe des courriers.

Cette initiative vous permettra de faire gagner du temps à votre équipe. Votre personnel pourra alors pleinement se focaliser sur son sur cœur de métier. En parallèle, l’opération de mise sous pli de vos courriers sera exécutée par celui du prestataire, notamment des professionnels spécialisés en la matière.

Aucun risque de perte d’argent

Effectuer la mise sous pli de documents semble si simple et facile au premier abord. Mais au bout d’un certain temps passé à le faire, cette tâche devient ennuyeuse et désagréable. De ce fait, vos employés qui n’ont déjà pas assez de temps peinent à la réaliser et effectuent un travail bâclé.

Le plus souvent, ils se pressent tout simplement à la finir sans en prendre soin. Ce qui cause parfois des erreurs (une mauvaise adresse, des lettres mélangées…). Pourtant, dans ces cas-là, vous serez dans l’obligation de payer le remplacement des envois erronés. Ce qui peut vous coûter cher. Déléguer cette tâche à des professionnels est donc la meilleure solution pour ne pas avoir à perdre de l’argent inutilement.

Des prestations professionnelles

Une entreprise spécialisée dans la mise sous pli vous fera part de son expertise en la matière. Il mettra à votre disposition des professionnels qui connaissent toutes les techniques pour effectuer un travail bien fait, précis, et réalisé dans les meilleurs délais.

En général, ce type de société possède des équipements spécifiques pour les professionnels qui facilitent l’opération de mise sous pli. Elle utilise des machines spécialement conçues à cet effet telles que « Carat Sigma » ou encore « Auto Plis » par exemple. Vous pouvez donc être sûr d’obtenir les résultats escomptés.

De plus, contrairement à vos employés en interne, les opérateurs consacreront vraiment tout leur temps à effectuer la mise sous pli de vos courriers. Ils s’en occuperont avec soin et vous n’aurez plus à subir les conséquences des envois incorrects ou des retards de livraison.